Kann eine BV die Umsatzsteuer oder Lohnabgaben nicht zahlen, prüfen Sie sofort, ob Zahlungsunfähigkeit gemeldet werden muss. Ein Antrag auf eine Zahlungsvereinbarung ersetzt diese Meldung nicht. Die Meldung hat bei der Beurteilung der Geschäftsführerhaftung eine eigene Funktion und beseitigt die Schuld nicht. Ein Steueranwalt kann helfen, wenn die Frist unklar ist, eine frühere Meldung bestritten wird oder ein Nacherhebungsbescheid mehrere Zeiträume umfasst. Sammeln Sie deshalb neben den offenen Beträgen auch Versandnachweise, Steueranmeldungen und Korrespondenz über frühere Zahlungsschwierigkeiten.
Quellen (4)
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1. Stellen Sie fest, für welches Unternehmen und welche Steuer Sie melden
Der amtliche Meldeweg betrifft ein Unternehmen, das eine juristische Person ist und der Körperschaftsteuer unterliegt. Der Belastingdienst nennt unter anderem Lohnabgaben, Umsatzsteuer, Verbrauchsteuern und Umweltsteuern. Behandeln Sie ein Zahlungsproblem bei der Körperschaftsteuer selbst deshalb nicht automatisch so, als gelte dafür dieselbe Meldung. Rechtsform und konkrete Steuer bestimmen, welche Regeln Ihr Berater untersuchen muss.
Erstellen Sie je juristischer Person eine eigene Übersicht mit Name, Steuernummer, Steuerart, Zeitraum, geschuldetem Betrag und Zahlungstermin. Holding und operative Gesellschaft können unterschiedliche Pflichten haben. Nehmen Sie bei einer steuerlichen Einheit auch die Gruppenunterlagen mit. Diese Ordnung verhindert, dass eine Meldung für ein Unternehmen fälschlich als ausreichend für alle Gruppengesellschaften angesehen wird.
2. Rechnen Sie vom richtigen Zahlungstermin aus
Bei Steuern, die auf Anmeldung gezahlt werden, schreibt der Belastingdienst eine Meldung innerhalb von zwei Wochen nach dem letzten Zahlungstermin vor. Der Tag, an dem der Jahresabschluss fertig ist oder der Steuerberater den Fehlbetrag bespricht, ist also nicht selbstverständlich der Ausgangspunkt. Lassen Sie im Zweifel sofort feststellen, welche Anmeldung und Zahlungspflicht zur Meldung gehören; auf eine Mahnung zu warten kann Ihre Stellung beeinträchtigen.
Bei einem Nacherhebungsbescheid besteht eine gesonderte, eingeschränkte Möglichkeit: innerhalb von zwei Wochen nach dem letzten Zahlungstermin für den Mehrbetrag gegenüber dem auf Anmeldung zu zahlenden Betrag, sofern dieser Mehrbetrag nicht durch Vorsatz oder grobes Verschulden des Unternehmens verursacht wurde. Eine Nacherhebung eröffnet somit nicht ohne Weiteres eine neue Möglichkeit, ein früheres Versäumnis zu beheben. Trennen Sie die ursprüngliche Schuld vom nacherhobenen Unterschiedsbetrag.
3. Erklären Sie die Zahlungsschwierigkeiten konkret
Eine rechtzeitige, aber unvollständige Meldung kann laut Belastingdienst unwirksam sein. Verwenden Sie das aktuelle amtliche Formular und beantworten Sie die einschlägigen Fragen sorgfältig. Beschreiben Sie, wodurch die Zahlungsunfähigkeit entstand, wann sie eintrat und welche Steuern nicht gezahlt werden können. Trennen Sie überprüfbare Tatsachen von Erwartungen. Eine erwartete Kundenzahlung ist etwas anderes als bereits verfügbares Geld.
Bereiten Sie Kontoauszüge, eine Übersicht über Forderungen und Verbindlichkeiten und eine aktuelle Liquiditätsprognose vor. Notieren Sie, welche Angaben noch fehlen und warum. Holen Sie bei Bedarf sofort gezielte Hilfe beim Ausfüllen ein. Eine bloße Nachricht, dem Unternehmen gehe es schlecht, kann offenlassen, für welches Unternehmen, welche Zeiträume und Verpflichtungen Sie genau melden wollten. Bewahren Sie auch die tatsächlich mitgeschickten Anlagen auf.
4. Bewahren Sie Nachweise über Inhalt und Versand auf
Laut Belastingdienst kann das Formular online ausgefüllt und versandt oder als ausgefüllte PDF per Post eingereicht werden. Ein Bevollmächtigter kann das Unternehmen dabei vertreten. Wählen Sie einen geeigneten Weg und bewahren Sie die vollständige Meldung mit Empfangs- oder Versanddaten auf. Ein Entwurf auf dem Computer beweist nicht, dass das Formular den Belastingdienst erreicht hat; ein Versandnachweis allein belegt wiederum nicht den vollständigen Inhalt.
Halten Sie intern fest, wer die abgeschlossene Einreichung kontrolliert und wer Rückfragen beantwortet. Bewahren Sie die Antwort, in der der Belastingdienst die Meldung beurteilt, neben dem ursprünglichen Formular auf. Schalten Sie bei Streit über Eingangsdatum oder Vollständigkeit schnell einen Steueranwalt ein. Er kann die einschlägige Korrespondenz und digitalen Bestätigungen vergleichen, bevor die Ereignisse nur noch aus Erinnerungen rekonstruiert werden müssen.
5. Regeln Sie Zahlung und Pensionspflichten gesondert
Die Meldung gilt ausdrücklich nicht als Antrag auf Zahlungsaufschub oder Erlass. Arbeiten Sie deshalb neben der Meldung an einer gesonderten Zahlungslösung. Nennen Sie darin die richtigen Schulden und belegen Sie, was das Unternehmen tatsächlich tragen kann. Gehen Sie nicht von einer Zahlungspause aus, weil Sie Zahlungsunfähigkeit gemeldet haben. Prüfen Sie, welche Antwort Sie auf jeden einzelnen Antrag erhalten und für welchen Betrag sie gilt.
Ist das Unternehmen pflichtweise an einen Branchenpensionsfonds angeschlossen, weist der Belastingdienst auf eine eigene Meldung an diesen Fonds hin. Das Formular enthält dafür einen gesonderten Teil. Eine Meldung an den Belastingdienst beweist also nicht, dass auch der Fonds informiert wurde. Nehmen Sie Pensionsrückstände in die Übersicht über Maßnahmen und Empfänger auf, samt anwendbarem Formular und Versandbestätigung.
6. Prüfen Sie die Bedeutung einer alten oder bestrittenen Meldung
Eine frühere Meldung kann bei anhaltender Zahlungsunfähigkeit relevant bleiben, doch ihre genaue Wirkung erfordert eine Prüfung der Tatsachen und betroffenen Schulden. In einer Entscheidung von 2024 untersuchte das Gerechtshof unter anderem verschiedene Meldungen und Nacherhebungsbescheide gesondert. Verwenden Sie eine alte Bestätigung deshalb nicht als uneingeschränkte Garantie für jede spätere Schuld. Lassen Sie beurteilen, was bereits bekannt war und ob sich Umstände oder Zahlungsrückstände zwischenzeitlich änderten.
Fehlt eine rechtswirksame Meldung, kann die Beweisposition des Geschäftsführers erheblich schwieriger werden. Das bedeutet nicht, dass von vornherein jede Verteidigung ausgeschlossen ist. Der Hoge Raad bestätigte 2025, dass alle Umstände vorgebracht werden dürfen, um zu belegen, dass dem Geschäftsführer das Meldeversäumnis nicht vorzuwerfen ist. Die bloße Behauptung guter Absichten oder des Wunsches, das Unternehmen zu retten, gibt jedoch keine Sicherheit über den Ausgang.
7. Bereiten Sie ein gezieltes Beratungsgespräch vor
Bringen Sie eine Chronologie der Zahlungsschwierigkeiten, Steueranmeldungen, Meldungen, Geschäftsführerwechsel und Kontakte mit dem Ontvanger, der Einziehungsstelle, mit. Fügen Sie die Aufträge an Ihren Steuerberater mit konkreten Absprachen darüber bei, wer melden sollte. Verändern Sie ursprüngliche Dokumente nicht nachträglich. Eine gesonderte datierte Erläuterung kann deutlich machen, was Sie jetzt rekonstruieren und was damals bereits schriftlich festgehalten war.
Fragen Sie den Anwalt zuerst, welche Handlungen jetzt nötig sind und welche Punkte weitere Untersuchungen erfordern. Möglicherweise muss eine laufende Meldefrist überwacht, eine Frage beantwortet oder auf eine angekündigte Haftungsinanspruchnahme reagiert werden. Besprechen Sie auch den Unterschied zwischen Beistand für das Unternehmen und für Sie persönlich. Die Interessen können auseinandergehen, etwa bei Streit über Zahlungen an einen Geschäftsführer oder die Verantwortung für eine versäumte Meldung.
Häufige Fragen
Ist eine Zahlungsvereinbarung zugleich eine Meldung der Zahlungsunfähigkeit?
Nein. Meldung und Antrag auf eine Zahlungslösung verfolgen unterschiedliche Ziele. Nutzen Sie die richtigen gesonderten Wege und bewahren Sie für beide die eingereichten Unterlagen und Antworten auf.
Kann ich nach einem Nacherhebungsbescheid noch alles melden?
Nicht automatisch. Der amtliche Weg für Nacherhebungen betrifft unter bestimmten Voraussetzungen nur den Mehrbetrag gegenüber dem ursprünglichen Anmeldungsbetrag. Lassen Sie Frist und Ursache dieses Mehrbetrags sofort beurteilen.
Bin ich nach einer Meldung vor jeder Haftungsinanspruchnahme geschützt?
Nein. Auch bei einer rechtswirksamen Meldung kann offensichtlich pflichtwidrige Geschäftsführung relevant sein. Die Meldung verbessert nicht automatisch die Zahlungsfähigkeit und ersetzt keine Prüfung Ihrer konkreten Stellung als Geschäftsführer.
Quellen
Diese Quellen gehören zur Seite. Prüfen Sie im konkreten Fall die aktuellen Regeln und Ihre Unterlagen.
- Belastingdienst: melding van betalingsonmacht Abgerufen: 2026-10-23
- Belastingdienst: bestuurdersaansprakelijkheid Abgerufen: 2026-10-23
- Hoge Raad 11 juli 2025, ECLI:NL:HR:2025:1128 Abgerufen: 2026-10-23
- Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden 27 februari 2024, ECLI:NL:GHARL:2024:1513 Abgerufen: 2026-10-23
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