Fiscale eenheid: beoordeel groepsrisico’s vóór toetreding, verkoop of aansprakelijkheid

1. Maak twee kaarten in plaats van één groepsschema

Teken de juridische ondernemingen met hun eigen naam, rechtsvorm en fiscale nummers. Maak daarna afzonderlijke kaarten voor de btw en de vennootschapsbelasting. Zet per kaart wie volgens u deelneemt, vanaf wanneer en op basis van welk document. Een gezamenlijke accountant, handelsnaam of aandeelhouder is nog geen volledige fiscale analyse. Bewaar oorspronkelijke beschikkingen, verzoeken en latere wijzigingen bij diezelfde structuur.

Schrijf op welke beslissing nu nodig is: toetreden, een onderneming verkopen, een onderdeel afsplitsen of een aansprakelijkstelling betwisten. Bij een aankoop is ook belangrijk welke historische stukken de verkoper beschikbaar stelt. Vraag niet alleen of er een fiscale eenheid bestaat, maar om welk regime en welke deelnemers het op de relevante datum ging. Dat voorkomt dat partijen in hetzelfde gesprek verschillende groepen bedoelen.

2. Toets voor de btw alle soorten verwevenheid

Voor de btw noemt de Belastingdienst financiële, organisatorische én economische verwevenheid. Bij aandelenvennootschappen beschrijft zij als financiële uitgangssituatie meer dan vijftig procent van de aandelen inclusief zeggenschap in dezelfde handen. Dat percentage vervangt de overige voorwaarden niet. Vraag ook naar daadwerkelijke leiding, samenhangende activiteiten, ondernemerschap en Nederlandse vestiging. Bij stichtingen en bepaalde holdings gelden eigen aandachtspunten die niet door alleen een aandelenlijst worden opgelost.

Onderbouw de situatie met aandeelhoudersgegevens, stemafspraken, bestuursrollen en beschrijvingen van klanten en onderlinge activiteiten. Een nieuw organogram kan een feitelijk oudere leidingstructuur verbergen; leg wijzigingen met data vast. Bij een grensoverschrijdende groep moet bovendien worden bekeken welk hoofdhuis of welke vaste inrichting kan deelnemen. Neem buitenlandse ondernemingen niet automatisch mee omdat zij binnen het commerciële concern dezelfde naam of eigenaar hebben.

Daarnaast geldt een grens aan de samenstelling: de btw-eenheid moet volgens de officiële voorwaarden minstens één bv, cv, stichting of vereniging omvatten. Een eenheid tussen uitsluitend de genoemde natuurlijke-personenvormen — eenmanszaak, maatschap, vof of man/vrouw-firma — is niet mogelijk. Twee eenmanszaken voldoen dus niet alleen door nauwe samenwerking of gezamenlijke leiding. Controleer deze rechtsvormvoorwaarde vóór de verdere verwevenheidstoets; voor bepaalde holdings blijven de afzonderlijke voorwaarden relevant.

3. Gebruik de 95%-voorwaarden niet voor de btw

Voor de vennootschapsbelasting noemt de officiële voorlichting onder meer minimaal 95 procent aandelen, winstgerechtigdheid, vermogensgerechtigdheid en stemrecht bij de moeder. Ook rechtsvorm, boekjaar, winstbepaling en vestiging spelen mee. Voor specifieke structuren met EUtussen- of topmaatschappijen bestaan aparte mogelijkheden; die betekenen niet dat iedere buitenlandse groepsvennootschap zelf in de Nederlandse eenheid wordt opgenomen. Een aanvraag moet daarom op de werkelijke structuur aansluiten.

Resultaten van deelnemende dochters worden voor deze fiscale eenheid aan de moeder toegerekend. Dat kan onderlinge winst-/verliesverrekening mogelijk maken, maar geeft niet vanzelf antwoord op iedere bestaande verliespositie of toekomstige reorganisatie. Laat de gevolgen per maatschappij en periode uitwerken. Een verkoopwaardering die uitsluitend rekent met een optelsom van commerciële verliezen kan de fiscale beschikbaarheid en voorwaarden daarvan onjuist voorstellen.

4. Maak beschikking, feitelijke situatie en ingangsdatum zichtbaar

De Belastingdienst beschrijft voor de btw vaststelling op verzoek of eigen initiatief, maar ook handelen als eenheid zonder beschikking wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan. Het ontbreken van één brief is daarom geen voldoende reden om de eenheid zonder verder onderzoek uit te sluiten. Andersom moet bij gewijzigde feiten worden onderzocht of de eerder vastgestelde groep nog hetzelfde is. Bewaar de oorspronkelijke datum en latere veranderingen afzonderlijk.

Voor de vennootschapsbelasting is het verzoek een eigen stap. Kopieer de redenering voor de btw dus niet naar de winstbelasting. Vraag vóór een voorgenomen voeging welke datum wordt beoogd, welke voorwaarden dan zijn vervuld en wie het verzoek verzorgt. Een gewenste datum in een koopovereenkomst is niet hetzelfde als de fiscale vaststelling. Laat eventuele mogelijkheden voor een eerdere ingangsdatum specifiek onderzoeken in plaats van een algemeen terugwerkende-krachtrecht te veronderstellen.

5. Controleer interne facturen en de positie buiten de groep

Binnen een btw-eenheid wordt over onderlinge prestaties geen btw berekend. Dat betekent niet dat de onderneming buiten de groep geen btw meer verschuldigd is of alle inkoopbtw mag aftrekken. De Belastingdienst beschrijft gezamenlijke aangifte en onder voorwaarden afzonderlijke aangiften per onderdeel. Ook blijft het juiste eigen btw-identificatienummer van belang bij externe transacties. Controleer welke nummers werkelijk in uw administratie en factuursjablonen worden gebruikt.

Maak een lijst van interne diensten, gedeelde huisvesting en inkopen bij derden. Geef aan welke externe omzet belast of vrijgesteld is en hoe de kosten worden toegerekend. Bij een groepswijziging moet duidelijk zijn vanaf wanneer een factuurverwerking mogelijk verandert. Corrigeer oude facturen niet uitsluitend op basis van een nieuw schema, zonder te laten beoordelen hoe de eenheid in die eerdere periode feitelijk en juridisch was samengesteld.

6. Beoordeel aansprakelijkheid en uittreding als aparte dossiers

Voor de btw waarschuwt de Belastingdienst dat onderdelen aansprakelijk kunnen worden gesteld voor schulden van de eenheid. Zij koppelt het einde van de hoofdelijke aansprakelijkheid aan het bereiken van de beëindigingsmelding en vermeldt dat oudere tijdvakken betrokken blijven. Alleen de verkoopdatum of een onderlinge afspraak dat de koper alles draagt, is daarom geen veilige volledige verklaring tegenover de ontvanger. Laat aard, tijdvak en grondslag concreet lezen.

Bewaar bewijs van de wijzigingsmelding en ontvangst. Vraag bij verkoop welke oude aangiften, correcties en lopende controles nog bestaan en hoe informatie later wordt gedeeld. Een contractuele vrijwaring kan belangrijk zijn tussen partijen, maar vervangt niet zonder meer de fiscale beoordeling. Voor een fiscale eenheid in de vennootschapsbelasting onderzoekt u de eigen beëindigings- en transactiegevolgen afzonderlijk; de specifieke btwregel mag niet als algemene afwikkelregel voor alle belastingen worden gebruikt.

7. Fictief voorbeeld: een verkochte dochter ontvangt een oude btw-claim

Een groep verkoopt een dochtermaatschappij en past meteen haar interne boekhoudschema aan. Maanden later ontstaat discussie over btw uit een oud tijdvak. De verkoper denkt dat alleen de koper nog verantwoordelijk is, terwijl niet duidelijk is wanneer de groepswijziging bij de Belastingdienst is gemeld. In het dossier zit bovendien een winstbelastingbeschikking die ten onrechte als bewijs van de btwpositie wordt gebruikt. Dit voorbeeld is fictief.

De partijen verzamelen de afzonderlijke eenheidsstukken, de koopafspraken en het bewijs van wijzigingsmelding. Vervolgens worden het relevante schuldtijdvak, de deelnemers en de aansprakelijkheidsbrief onderzocht. Een belastingadvocaat kan de fiscale verweren en reactietermijnen beoordelen; de contractuele vrijwaring blijft een apart spoor. Het voorbeeld voorspelt niet wie uiteindelijk betaalt, maar laat zien waarom verkoop, groepsstatus, melding en historische schuld niet tot één datum kunnen worden teruggebracht.

8. Checklist voor een besluit over de fiscale eenheid

Vraag bij het eerste overleg om een duidelijk onderscheid tussen de lopende administratie en de juridische beoordeling. Welke eenheid wordt bedoeld, welke feiten ontbreken en welke stap is vóór ondertekening of binnen een ontvangen reactietermijn nodig? Leg vast welke specialist het verzoek, de wijziging of het verweer daadwerkelijk behandelt en wie de cijfermatige aansluiting controleert.

Bewaar na de beslissing zowel de fiscale stukken als de praktische uitvoering. Controleer welke onderneming aangifte doet, wie toegang heeft, welke nummers op facturen staan en welke oude dossiers nog moeten worden gevolgd. Een eerste advies over deelname geeft niet automatisch goedkeuring aan alle onderlinge transacties of historische aangiften. Maak daarom ook de resterende onderzoeksvragen zichtbaar in het overdrachtsdossier.

• Afzonderlijke btw- en winstbelastingkaarten per datum.
• Aandelen, stemrechten, leiding en economische samenhang.
• Verzoeken, beschikkingen en wijzigingsmeldingen met ontvangstbewijs.
• Interne facturen en externe belaste/vrijgestelde omzet.
• Historische schulden, onderzoeken en betrokken tijdvakken.
• Koopafspraken, vrijwaring en expliciete procedureverantwoordelijkheid.